AI Recepcjonistka dla Biura Rachunkowego
Asystent głosowy, który odbiera telefony w Twoim biurze rachunkowym, także w szczycie sezonu PIT, CIT i JPK. Umawia konsultacje z księgową, przypomina klientom o dokumentach i terminach oraz kwalifikuje nowe firmy, żeby księgowi mogli w spokoju pracować nad rozliczeniami.
14 dni za darmo Bez karty Na Twoim numerze
Wyzwania biur rachunkowych
W okolicach terminów rozliczeń telefon w biurze nie milknie. Klienci pytają o status deklaracji, wysokość podatku, brakujące faktury i termin płatności do urzędu. Księgowa nie może przy tym prowadzić księgi i odbierać telefonu jednocześnie, a każde nieodebrane połączenie to zdenerwowany klient.
Duża część rozmów to te same, powtarzalne pytania: jakie dokumenty dostarczyć, do kiedy, ile wyniesie ZUS, czy deklaracja już wyszła. Odpowiadanie na nie w kółko zjada czas, który zespół mógłby przeznaczyć na realną pracę merytoryczną.
Nowe firmy dzwonią z pytaniem o ofertę i cenę obsługi. Jeśli nikt nie odbierze albo trzeba oddzwaniać po godzinach, przedsiębiorca wybiera biuro, które odpowiedziało od razu, a Ty tracisz wartościowego, długoterminowego klienta.
AI recepcjonistka stworzona dla biur rachunkowych
Nasz asystent głosowy zna zakres Twoich usług, formy księgowości i orientacyjny cennik. Odpowiada na powtarzalne pytania, umawia konsultacje z konkretną księgową, przypomina o dokumentach i terminach oraz zbiera dane nowych firm, wszystko z zachowaniem poufności i zgodnie z RODO.
Odbiera w sezonie deklaracji
Gdy telefon dzwoni bez przerwy przy terminach PIT, CIT, VAT i ZUS, AI odbiera każde połączenie zamiast zajętej księgowej
Zna zakres usług i cennik
Ryczałt, KPiR, pełna księgowość, kadry i płace, JPK, AI podaje zakres obsługi i orientacyjne ceny
Umawia konsultacje z księgową
Rezerwuje spotkanie z właściwą osobą w wolnym terminie i potwierdza je SMS-em
Przypomina o dokumentach i terminach
Telefonicznie lub SMS-em prosi o dostarczenie faktur i informuje o zbliżającym się terminie rozliczenia
Kwalifikuje nowe firmy
Pyta o formę działalności, branżę i liczbę dokumentów, a gotowy, opisany lead z wyceną wstępną trafia do Ciebie
Poufność i RODO
Dane finansowe klientów są chronione, a rozmowy prowadzone z zachowaniem tajemnicy zawodowej i zgodnie z RODO
AI nie musi odbierać każdego telefonu
Biuro pracuje najintensywniej w sezonie rozliczeń, dlatego AI dopasujemy do Twojego rytmu, może odbierać tylko wtedy, gdy nikt nie podniesie słuchawki, albo wyłącznie po godzinach.
Wsparcie recepcji
Odbiera dopiero, gdy Twoi ludzie nie zdążą podnieść słuchawki. Recepcja ma pierwszeństwo, AI łapie tylko to, co inaczej by przepadło.
Tylko po godzinach
Pracuje wieczorami, w weekendy i przerwy. W godzinach pracy telefon obsługują ludzie, a klient nigdy nie trafia na sygnał zajętości.
Kwalifikacja leada
Zamiast prowadzić całą sprawę, zbiera dane i kwalifikuje zgłoszenie, a Ty domykasz temat z kompletem informacji.
Inteligentne przełączanie
Rozpoznaje intencję i łączy z właściwą osobą lub numerem wewnętrznym. Gdy nikt nie odbiera, przejmuje rozmowę i zapisuje wiadomość.
Tryby można łączyć i zmieniać w każdej chwili. Zobacz, jak dobieramy tryb pracy albo poznaj nasz proces wdrożenia .
Nowa firma pyta o ofertę? AI oddzwania, zanim wybierze inne biuro
Przedsiębiorca zostawia numer w reklamie albo formularzu „wycena obsługi księgowej” — AI oddzwania w kilkadziesiąt sekund, pyta o formę działalności i liczbę dokumentów i przekazuje Ci gotowy lead. Z importu Twojej bazy AI przypomni też klientom o dostarczeniu dokumentów przed terminem rozliczenia.
- Oddzwania do zapytań o obsługę księgową w kilkadziesiąt sekund
- Kwalifikuje firmę (forma działalności, branża, liczba dokumentów) przed rozmową z księgowym
- Kampanie przypomnień o dokumentach i terminach z Twojej bazy klientów
- Status każdego leada i transkrypcje rozmów widzisz w panelu
Działa z narzędziami, których używa Twoja branża
- Smart Kalendarz dostępna
- Google Calendar na życzenie
- Webhooki i własne API dostępna
…a jak czegoś nie mamy — budujemy, zwykle w kilka dni. Zobacz wszystkie integracje
Widget na stronie biura odpowiada na pytania o zakres usług i ceny oraz umawia konsultację z księgową, także po godzinach pracy.
Zobacz widgetPytania właścicieli biur rachunkowych
Czy AI zna zakres usług i cennik mojego biura?
Tak. Podczas konfiguracji wprowadzamy Twoją ofertę, formy księgowości (ryczałt, KPiR, pełne księgi), usługi kadrowo-płacowe i orientacyjny cennik. AI odpowiada klientom na pytania o zakres obsługi i ceny dokładnie tak, jak osoba z biura, która zna ofertę od podszewki.
Czy dane finansowe klientów są bezpieczne?
Tak. System jest w pełni zgodny z RODO, a rozmowy prowadzone są z zachowaniem poufności i tajemnicy zawodowej. AI przekazuje dane do księgowego szyfrowanym kanałem i nie ujawnia informacji o innych klientach ani ich rozliczeniach.
Czy AI musi odbierać każdy telefon do biura?
Nie. Sam decydujesz, kiedy AI wchodzi do gry. Może odbierać dopiero wtedy, gdy nikt z zespołu nie podniesie słuchawki po kilku sygnałach (tryb wsparcia recepcji), pracować wyłącznie po godzinach i w weekendy, albo tylko w gorącym sezonie deklaracji. W pozostałym czasie telefon obsługują ludzie.
Czy AI może tylko zebrać dane nowej firmy, zamiast udzielać porad księgowych?
Tak i tak to zwykle konfigurujemy. AI nie doradza podatkowo, tylko zbiera dane nowego klienta (forma działalności, branża, liczba dokumentów, oczekiwania), kwalifikuje zapytanie i przekazuje gotowe podsumowanie księgowemu. Merytoryczną rozmowę prowadzi już człowiek, mając komplet informacji.
Ile kosztuje AI recepcjonistka dla biura rachunkowego i jak wygląda wdrożenie?
Plany od 499 zł netto miesięcznie, z 14-dniowym bezpłatnym testem. Każde wdrożenie zaczynamy od rozeznania potrzeb, poznajemy Twój proces i sposób pracy, a potem dobieramy zakres i tryb działania AI. Konfigurację, integracje i uruchomienie bierzemy na siebie, wdrożenie trwa zwykle około 1,5 tygodnia.
Odciąż biuro w sezonie: testuj 14 dni za darmo
Zespół skupia się na rozliczeniach, AI odbiera telefony i umawia konsultacje. Wdrożenie w około 1,5 tygodnia.
Powiązane przewodniki
AI recepcjonistka w innych branżach
Ten sam system, inne scenariusze rozmów. Wszędzie w tej samej cenie — zobacz cennik AI recepcjonistki.